In tema di processo civile telematico è intervenuto il Ministero della Giustizia che ha voluto fare alcune precisazioni in riferimento alla nuova modalità di deposito degli atti endoprocessuali, con particolare attenzione agli adempimenti cui è chiamata la Cancelleria. Ma la riforma non ha spazzato via totalmente la possibilità di copie cartacee degli atti o dei documenti, possibilità che potrà derivare da necessità specifiche.
Con la circolare del 27 giugno 2014, riguardante gli adempimenti di cancelleria conseguenti all’entrata in vigore degli obblighi di cui agli articolo 16 bis e ss. d.l. numero 179/2012 convertito in legge numero 221/2012 e d.l. numero 90/2014, il Ministero della Giustizia ha voluto chiarire alcuni passaggi legati alla nuova procedura telematica. Cause già pendenti e quelle che verranno. A decorrere dal 30 giugno 2014, nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti endoprocessuali quali gli atti processuali e i documenti da parte dei difensori delle parti costituite deve attuarsi esclusivamente con modalità telematiche. Così anche sono chiamati a fare i soggetti nominati o delegati dall’autorità giudiziaria. Sono, però, esclusi dall’obbligo di invio telematico i processi instaurati prima della suddetta data, per i quali si prevede la possibilità di scelta potranno depositare in forma cartacea oppure mediante invio telematico. Tale facoltà verrà meno a decorrere dal 31 dicembre 2014, data dalla quale, anche nei procedimenti già pendenti, sarà obbligatorio il deposito telematico. Sarà possibile la richiesta cartacea di atti già depositati in via telematica. La circolare specifica poi che, anche una volta divenuta efficace la disposizione dell’articolo 16 bis d.l. numero 179/2012, potrà sorgere la necessità per la cancelleria di formare e custodire i fascicoli cartacei. Tant’è vero che in talune ipotesi potrà venir richiesto il deposito cartaceo di atti o documenti già depositati in via telematica a titolo d’esempio potrà sopravvenire il bisogno di produrre l’originale cartaceo del documento la cui sottoscrizione autografa sia stata oggetto di disconoscimento . Sarà, inoltre, salva la facoltà per il giudice di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti ad eccezione di quelli assunti nell’ambito del procedimento monitorio ma la cancelleria avrà l’onere di acquisizione di una copia informatica. D’altra parte, in forza delle nuove previsioni, sarà inapplicabile l’articolo 111 disp. att. c.p.c. che presuppone, per la copia del fascicolo d’ufficio e per quello dei componenti del Collegio, un deposito in forma cartacea, dei soli documenti e atti che siano stati comunicati alle altre parti. Infatti, nel momento stesso in cui l’atto venga inviato telematicamente e venga accettato dalla Cancelleria, l’atto medesimo entra a far parte del fascicolo telematico, ed in quanto tale visibile a tutte le altre parti e al giudice stesso. Tali soggetti potranno quindi usufruire di un duplicato informatico, soddisfacendo tale nuova modalità le esigenze sottese all’articolo 111 sopracitato di mettere a disposizione dei soggetti coinvolti nel processo tutti gli atti depositati. L’accettazione del deposito deve essere tempestiva. Il Ministero ha poi evidenziato, attraverso la circolare, la necessità di garantire tempestiva accettazione degli atti e documenti depositati telematicamente, poiché solo con l’accettazione del deposito della Cancelleria l’atto entra nel fascicolo processuale, diventando così visibile alla controparte e al giudice. Laddove, poi, i termini del deposito di atti siano scaglionati ovvero quando alla scadenza del primo termine si ricollega la decorrenza del secondo , è consigliabile che l’accettazione del deposito telematico sia eseguita entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia, per tutelare al meglio il diritto di difesa. Gli uffici giudiziari sono chiamati ad adottare soluzioni organizzative il più funzionali possibile e idonee a garantire la tempestività della lavorazione degli atti ricevuti. In sede monitoria tutto deve essere svolto in via telematica. Secondo quanto disposto dall’articolo 16 bis, comma 4, d.l. numero 179/2012, «a decorrere dal 30 giugno 2014, per il procedimento davanti al tribunale di cui al libro IV, titolo I, capo I del codice di procedura civile, escluso il giudizio di opposizione, il deposito dei provvedimenti, degli atti di parte e dei documenti ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici». In virtù di tale disposizione è già intervenuta una pronuncia di merito che ha rigettato il ricorso per decreto ingiuntivo, essendo stati depositati lo stesso ricorso e la documentazione allegata in forma cartacea. Il Giudice del Tribunale di Reggio Emilia ha infatti rilevato che la proposizione della domanda monitoria era stata posta con formalità diversa da quella prescritta nella nuova normativa, comportando l’inammissibilità del ricorso. La parti non costituite potranno visionare i fascicoli. È da garantire la visione di atti alle parti non costituite, sicché debitore ingiunto e difensore dell’opponente che non abbia ancora iscritto al ruolo l’eventuale causa di opposizione potranno visionare il fascicolo telematico in modo gratuito. In riferimento a tale questione, onde evitare l’accesso fisico ai locali della cancelleria è consentito l’accesso temporaneo ai singoli fascicoli in via telematica attraverso l’utilizzo dell’aggiornamento delle tecniche relative al nuovo procedimento telematico, rilasciato in data 25 giugno dalla Direzione Generale per i sistemi Informativi Automatizzati. Il provvedimento del giudice dovrà essere comunicato integralmente. Il biglietto telematico di cancelleria non dovrà contenere il solo dispositivo, ma il testo integrale della sentenza compreso anche di copia informatica dell’eventuale provvedimento cartaceo in modo da far decorrere i termini per l’impugnazione. Quali verbali devono ancora essere sottoscritti in forma cartacea? Infine, la novella riforma ha eliminato la necessità di sottoscrizione del verbale d’udienza da parte dei soggetti intervenuti, prescrivendo che il verbale stesso venga letto in udienza, rendendo non più necessaria la sottoscrizione. Diverso è il caso del verbale di conciliazione, la cui natura di convenzione conclusa tra le parti per effetto della conciliazione davanti al giudice istruttore, deve essere sottoscritto oltre che dal giudice e dal cancelleria anche dalle parti stesse. In queste ipotesi il giudice provvederà alla stampa su carta per consentire la sottoscrizione delle parti.
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