Il Ministero del Lavoro pubblica online sul proprio sito istituzionale il nuovo modello unificato di istanza di autorizzazione all'installazione di impianti di videosorveglianza e all'installazione e utilizzo degli impianti e apparecchiature di localizzazione satellitare GPS a bordo di mezzi aziendali e fornisce istruzioni uniformi a tutte le direzioni territoriali del lavoro e imprese.
Il Ministero del Lavoro ha pubblicato online il modello unificato di autorizzazione all'installazione di impianti di videosorveglianza nei luoghi di lavoro. Il sopra citato modello costituisce un ausilio importante per le imprese, le pubbliche amministrazioni e gli operatori alla luce delle importanti novità normative apportate dal decreto attuativo del Jobs Act d.lgs. 14 settembre 2015, numero 151 alle disposizioni dell'articolo 4 sul controllo dei lavoratori dello Statuto dei lavoratori l. numero 300/1970 . La sopra citata norma stabilisce che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale. Il modello unificato di autorizzazione all'installazione di impianti di videosorveglianza nei luoghi di lavoro. Il modello in esame rappresenta una pietra angolare nello sforzo di semplificazione delle procedure di autorizzazioni ed è finalizzato a superare la frammentazione delle modulistiche applicate in materia dalle singole direzioni territoriali delle diverse regioni italiane e ha il pregio di sensibilizzare gli operatori sulle motivazioni e scelte connesse all’installazione delle telecamere. Il modulo deve essere presentato prima dell’installazione delle telecamere e deve essere sottoscritto dal legale rappresentante dell'impresa o ente. Il modulo in esame contiene delle dichiarazioni di atto di notorietà ai sensi del d.P.R. numero 445/2000 con relative responsabilità penali nel caso di dichiarazioni mendaci e decadenza dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base di una dichiarazione non veritiera. Il modulo deve riportare le finalità motivazioni dell'installazione delle apparecchiature esigenze di sicurezza tutela del patrimonio aziendale una novità importante introdotta dal decreto attuativo del Jobs Act esigenze organizzative e/o produttive . Il modulo richiede di specificare l'attività della ditta ed il numero di dipendenti e se sono presenti rappresentanze sindacali in azienda ovvero se non è stato raggiunto l’accordo con le rappresentanze sindacali aziendali in tale caso il modulo richiede di allegare copia del verbale di mancato accordo con gli organismi sindacali istituiti nella ditta . Nel modulo unificato il titolare dell'ente è tenuto a dichiarare che le apparecchiature consentiranno un angolo di ripresa che inquadri esclusivamente, salvo giustificati casi eccezionali da valutarsi in fase istruttoria, le parti dei locali più esposte al rischio di cui a una o più d’una delle “motivazioni” sopra citate e dalle quali deriverà in via del tutto accidentale ed occasionale la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori. Viene specificato che le telecamere non riprenderanno luoghi riservati esclusivamente al personale dipendente spogliatoi o servizi . Nel modulo viene specificato il divieto di diffusione online delle immagini. Il modulo contiene un richiamo ai principi del trattamento dei dati personali immagini connesse alle attività di videosorveglianza, alle prescrizioni del provvedimento generale del Garante per la protezione dei dati personali 8 aprile 2010, ai relativi adempimenti informativa preventiva ai dipendenti, affissione di cartelli di segnalazione della presenza di telecamere . Il modulo sottolinea come l'impianto di videosorveglianza deve essere realizzato conformemente a quanto stabilito dalle norme tecniche vigenti. Il modulo approfondisce il profilo dell'impresa installatrice che deve essere abilitata all'esercizio di tale attività, da comprovarsi mediante iscrizione alla CCIAA e che deve, a seguito dell'installazione, rilasciare idonea certificazione. Il modulo specifica che le registrazioni dovranno essere custodite in un armadio con doppia chiave alle quali potranno accedervi, con una doppia password, un legale rappresentante ed un rappresentante dei lavoratori. Il modulo ha il pregio di riportare l'esatta indicazione della documentazione necessaria da allegare alle istanze di autorizzazione si tratta di un aspetto rilevante in quanto in mancanza degli elementi minimi indicati nelle istanze le medesime risultavano incomplete e laddove tali mancanze non fossero state sanate, o a seguito di richiesta scritta, o tramite accertamento ispettivo disposto d'ufficio, l'autorizzazione non potrà essere rilasciata. Il titolare dell'impresa deve allegare, ai fini del rilascio dell'autorizzazione preventiva per l'installazione delle apparecchiature di videosorveglianza la planimetria in triplice copia in formato massimo A3 dei locali ove sarà installato l'impianto dettagliata relazione tecnico descrittiva sulla gestione e l'utilizzo dell'impianto di videosorveglianza, in triplice copia. Il modulo richiama l'attenzione sull’opportunità che la relazione tecnico-descrittiva e la planimetria, aventi carattere squisitamente tecnico oltre che funzionale, vengano firmate insieme al responsabile aziendale, anche da soggetto abilitato all’installazione lett. B d.m. numero 37/08 . Il modulo descrive i contenuti e le specifiche tecniche della planimetria e della relazione tecnico descrittiva che sono parti integranti dell'autorizzazione . La relazione tecnica deve contenere gli elementi contenuti dell'istanza, il numero delle telecamere interne distinte per fisse e rotanti con le relative caratteristiche tecniche, il dispositivo di registrazione, tipo, dislocazione e caratteristiche, numero di monitori di visualizzazione/accesso in rete immagini e loro posizionamento fascia oraria di attivazione ogni altra in ogni altra informazione necessaria alla individuazione della tipologia, costituzione e modalità di funzionamento in relazione a quanto sotto dichiarato e al rispetto di tutte le norme in vigore in materia impiantistica, di tutela della privacy e dello “Statuto dei Lavoratori”. Il modulo unificato riguarda anche i profili dell'autorizzazione per l'installazione e l'utilizzo di impianti ad apparecchiature di localizzazione satellitare GPS a bordo di automezzi aziendali. In riferimento a tale profilo il modulo richiama l’attenzione degli operatori sull’obbligo di designazione a responsabili del trattamento degli operatori che forniscono i servizi di localizzazione del veicolo. Il modulo prevede una serie di allegati una relazione tecnico descrittiva dettagliata contenente le modalità di localizzazione e del sistema satellitare GPS relativo ai vettori, debitamente firmata dal responsabile aziendale elenco dei vettori automezzi o veicoli in genere da dotarsi del sistema, con marca, modello, targa eventuale denuncia contro furti e rapine presentata c/o il Comando Carabinieri o la Questura. Il modulo consente di indicare il nominativo di una persona a cui potranno chiedersi, se del caso, elementi integrativi e chiarimenti in ordine alla richiesta di autorizzazione. Il modulo unificato presenta, nel complesso, oltre ad elementi positivi anche molteplici criticità riporta fra le motivazioni all'installazione delle telecamere anche la voce altro senza riportare, attraverso una possibile legenda, alcuni esempi concreti della fattispecie. La durata massima della conservazione delle immagini è parametrata sul periodo di conservazione di un periodo non superiore a 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici, nonchè del caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa e dell'autorità giudiziaria decorso tale periodo si deve procedere all'immediata cancellazione delle immagini. Le sopra citate indicazioni non sembrerebbero, sempre, compatibili con le esigenze di security delle imprese la sopra citata durata di conservazione delle immagini è troppo breve la cancellazione automatica delle immagini in alcuni casi critici può implicare la distruzione di elementi probatori a tutela dell'impresa. Il modulo non richiama la possibilità di conservare, in casi documentati, le immagini anche per un periodo di una settimana vedi provvedimento in materia di protezione dei dati personali del 8 aprile 2010 e alla possibilità di richiedere al Garante privacy l'autorizzazione, in alcuni casi documentati, alla conservazione delle immagini per periodi più ampi. Il modulo non approfondisce i profili relativi alla trasmissione delle immagini tramite internet, alle telecamere wi-fi, alle misure di sicurezza e i profili delle attività di videosorveglianza attuata tramite i droni negli ambienti di lavoro es. cantieri . La materia di videosorveglianza sarà oggetto di un nuovo aggiornamento del precedente provvedimento generale del Garante privacy, aggiornamento che si rende necessario alla luce delle novità tecnologiche e normative in più campi sicurezza urbana e ai nuovi principi del testo del regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali pubblicato sulla Gazzetta dell’Unione Europea del 4 maggio 2016 .
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