Febbraio 2015. Tra poco più di un mese festeggeremo il decimo compleanno del Codice dell’Amministrazione Digitale e, per festeggiare al meglio questa ricorrenza lo scorso 12 gennaio è stato pubblicato il DPCM 13 novembre 2014 recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo numero 82 del 2005”.
Insieme a cari amici e colleghi che, come me, si occupano di studiare la normativa del processo civile telematico, ci si è chiesti quale sarà l’impatto di questo regolamento sul processo civile telematico ed in particolare sulle notificazioni a mezzo PEC. Fino ad oggi, infatti, in mancanza di regole tecniche, quell’articolo 22 del codice dell’amministrazione digitale, che consente ad un notaio o altro pubblico ufficiale di attestare la conformità all’originale di una copia per immagine di un originale cartaceo è rimasto inattuato o quasi, proprio per la mancanza delle regole tecniche richiamate nell’articolo in commento. Codice dell’amministrazione digitale. Tuttavia, pur in mancanza di regole tecniche, da quasi 2 anni gli avvocati effettuavano notifiche in proprio a mezzo PEC di atti scansionati, in forza della disposizione di cui al comma 2 dell’articolo 3 bis legge numero 53/1994 che statuisce che, quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità all'originale a norma dell'articolo 22, comma 2, d.lgs. numero 82/2005 . La notifica si esegue mediante allegazione dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata. Avvocato con qualifica di pubblico ufficiale? La novità più eclatante è sicuramente costituita dal riconoscimento all’avvocato della qualifica di pubblico ufficiale anche nel momento in cui attesta la conformità della copia informatica all’originale cartaceo, qualora l’atto da notificare non sia un documento informatico. Tale qualifica è espressamente attribuita dall’articolo 6 che, nella versione aggiornata, prevede che «l’avvocato o il procuratore legale, che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articolo 3, 3-bis e 9 è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto». É pacifico poi che ciò che l’avvocato estrae dal fascicolo informatico non è un originale, bensì una copia di un originale che, per una fictio juris equivale ed assume valore di originale pur non essendolo. Successivamente, la norma precisa che l’avvocato può estrarre le copie attestandone però non la conformità all'originale, ma attestando di averle estratte dal fascicolo informatico, certificando di conseguenza la conformità di una copia ad una copia. Trattasi cioè di una dichiarazione che attiene allo svolgimento di una attività accedo al fascicolo informatico e rilevo la presenza del documento che prelevo. Questo è il contenuto della attestazione! le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. A proposito invece delle copie informatiche di documenti informatici l’articolo 23 bis, comma 2, statuisce che le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all'articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Ne consegue che, qualora l’avvocato non possa essere considerato pubblico ufficiale nell’attestare la conformità ai sensi del d.l. numero 90/2014 per ciò che concerne gli atti estrapolati dal fascicolo informatico e del d.l. numero 132/2014 con riguardo alle attestazioni di conformità nel processo esecutivo, nulla cambierebbe e potremo continuare ad attestare la conformità degli atti come abbiamo sempre consigliato sulle pagine di questo blog http //www.quandoilprocessoetelematico.it/wp-content/uploads/2014/12/vademecum-processo-telematico.pdf . Ma con quali conseguenze? Sicuramente i documenti così asseverati non avrebbero valore fino a querela di falso imponendo il deposito del documento originale nel caso ad esempio ogni qualvolta tali copie venissero disconosciute. Immaginiamo ad esempio l’iscrizione a ruolo delle procedure esecutive laddove un eventuale semplice disconoscimento del debitore imporrebbe il deposito dell’originale del titolo esecutivo, precetto nonché atto o verbale di pignoramento. Che succederebbe invece nel caso di una notifica di un provvedimento estratto dal fascicolo informatico? Anche in quest’ultimo caso, vi sarebbe la possibilità per il destinatario di disconoscere la conformità dell’atto notificato senza proporre querela di falso, potendo però agevolmente verificarsi la corrispondenza dell’atto notificato con quello presente nel fascicolo informatico. E se invece si dovesse accedere alla tesi secondo cui l’avvocato è pubblico ufficiale anche nel caso di attestazione di conformità del documento originariamente informatico? Ebbene in quest’ultimo caso si applicherebbero senza alcun dubbio le nuove regole tecniche richiamate in epigrafe. In quest’ultimo caso dobbiamo distinguere tra 4 principali ipotesi 1 - Attestazione di conformità di atto estratto dal fascicolo informatico effettuata su supporto cartaceo. Non cambia nulla l’avvocato stampa la copia dell’atto dal fascicolo informatico inserendo in calce l’attestazione di conformità 2 - Attestazione di conformità di atto estratto dal fascicolo informatico per uso telematico ad esempio in caso di notifica a mezzo PEC o allegazione di copia conforme all’interno di un deposito telematico . In questo caso, volendo applicare le nuove regole tecniche considerando dunque l’avvocato pubblico ufficiale ci si dovrà rifare alla procedura prevista dall’articolo 6 delle regole tecniche 1. La copia e gli estratti informatici di un documento informatico di cui all'articolo 23-bis, comma 2, del Codice sono prodotti attraverso l'utilizzo di uno dei formati idonei di cui all'allegato 2 al presente decreto, mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia. 2. La copia o l'estratto di uno o più documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. 3. Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l'estratto. Il documento informatico così formato é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico così prodotto é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 3 - Attestazione di conformità ai fini dell’iscrizione a ruolo nelle procedure esecutive ai sensi dell’articolo 16 bis, comma 2, d.l. numero 179/2012 come modificato dal d.l. numero 132/2014 convertito con modificazioni dalla legge numero 162/2014. In questo caso, volendo applicare le nuove regole tecniche considerando dunque l’avvocato pubblico ufficiale ci si dovrà rifare alla procedura prevista dall’articolo 4 delle regole tecniche 1. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all'articolo 22, commi 2 e 3, del Codice é prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui é tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia. 2. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 22, comma 3, del Codice, la copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia. 3. Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all'articolo 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto é sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 4- Notifica a mezzo PEC di copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, con attestazione di conformità all'originale a norma dell'articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, numero 82 CAD . In quest’ultimo caso a parere di chi scrive non si può sostenere l’inapplicabilità delle regole tecniche atteso che vi è un espresso richiamo all’articolo 22 del CAD essendovi peraltro una necessità di coordinamento anche con l’articolo 18 del d.m. numero 44/2011 regole tecniche del processo telematico che prescrive che, l'avvocato che estrae copia informatica per immagine dell'atto formato su supporto analogico, compie l'asseverazione prevista dall'articolo 22, comma 2, del codice dell'amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, legge numero 53/1994. In quest’ultimo caso pertanto dovrà seguirsi necessariamente la procedura di cui al comma 3 dell’articolo 4 delle regole tecniche inserendo quindi in una relata di notifica, necessariamente su documento informatico separato, l’impronta del file scansionato e il riferimento temporale. Si segnala tuttavia che parte della dottrina Sileni, Arcella, Salomone, Reale e giurisprudenza TAR Lazio sent. 396/2015 del 14/1/2015 ritengono che l’articolo 18 del d.m. numero 44/2011 si ponga in rapporto di specialità rispetto alle regole tecniche del CAD escludendone di fatto l’applicabilità. Il quadro normativo dunque appare sicuramente confuso e si segnala che, anche il Consiglio Nazionale Forense in una lettera inviata al Ministero della Giustizia ha richiesto urgenti interventi normativi volti ad escludere l’applicabilità delle predette regole tecniche d.p.c.m. numero 78954/2014 - Gazzetta Uff. 12/01/2015, numero 8 al Processo Civile Telematico. Il predetto DPCM entrerà in vigore il prossimo 11 febbraio 2015 e, dopo tale data, sarà lecito chiedersi se, le attestazioni di conformità prive degli elementi sopracitati quale impronta e riferimento temporale siano da considerarsi ancora legittime o se dobbiamo allargare le nostre conoscenze informatiche onde evitare pretestuose eccezioni. Quanto alle conseguenze come ho specificato nella prima parte di questa trattazione non vi possono sicuramente esservi conseguenze pregiudizievoli per tutto il procedimento notificatorio o di deposito telematico in quanto una semplice scansione di un documento cartaceo conserverà sempre la sua validità ai sensi dell’articolo 2712 c.c. fino a quando non viene disconosciuta e, la stessa sorte avrà la semplice copia di un documento informatico sottoscritto dall’avvocato che effettua la copia e successivamente notifica ai sensi del comma II dell’articolo 6 del DPCM che statuisce che, la copia o l'estratto di uno o più documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. Si aggiunga poi, a riprova della possibile inapplicabilità del CAD alle ipotesi 2 e 3, che, laddove il legislatore ha inteso richiamare il CAD lo ha fatto espressamente, pertanto rimangono ben pochi dubbi, fatta salva la prudenza di voler comunque adottare le nuove regole tecniche tout court e senza distinzioni. Tuttavia, prima di procedere ad una analisi delle modalità di certificazione secondo le nuove norme non si può non analizzare l’inciso “laddove richiesta dalla natura dell’attività” che sembrerebbe aprire il campo ad ogni possibile interpretazione escludendo la necessità di apporre l’impronta ed il riferimento temporale laddove “la natura dell’attività non lo richieda”. Per meglio intendere il significato di quell’inciso, occorrere analizzare la ratio della stessa norma che evidentemente punta a creare un inscindibile vincolo e connessione univoca tra l’attestazione di conformità e i documenti di cui si attesta la conformità. Occorre dunque chiedersi se nel processo civile telematico la ratio della norma non sia già rispettata dalla circostanza che tutti gli atti e documenti viaggiano all'interno di una busta telematica o all'interno della PEC con cui viene effettuata la notifica. Inoltre l'attestazione, pur essendo separata dal documento informatico di cui si attesta la conformità, verrà firmata digitalmente con la stessa firma digitale con cui verranno firmati i documenti di cui si attesta la conformità. È evidente pertanto che tale procedura assicura la volontà dell’asseverante di attestare la conformità di quei documenti descritti nell’attestazione, nonché la connessione univoca tra attestazione e documento attestato a patto che i documenti informatici così formati siano contenuti all’interno di una stessa busta telematica o di una stessa PEC. Tale considerazione trova peraltro conforto relativamente a quanto statuito dall’articolo 83 c.p.c. laddove si statuisce che la procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all'atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Sullo stesso punto poi l’articolo 18 del DM 44/2011 regole tecniche del processo civile telematico precisa che la procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l'atto è notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine. Si aggiunga poi che, in tema di notificazioni di atto formato in origine su supporto cartaceo, ai sensi dell’articolo 3 bis le regole tecniche del processo civile telematico già specificano articolo 18 dm 44/2011 quali debbano essere i passaggi da compiere per asseverare tale conformità di tali atti, potendosi dunque ritenere che, in tali ipotesi, la natura della attività non richieda l’inserimento di impronta e riferimento temporale. Ben si potrebbe dunque, de jure condendo, inserire quest’ultima modalità di autenticazione oppure interpretare quel «laddove richiesta dalla natura dell’attività» addivenendo alla conclusione che nel processo civile telematico la ratio della norma è già rispettata dalla firma digitale di attestazione e documento attestato e dall’inserimento di questi elementi all’interno della stessa busta telematica e/o messaggio PEC. E se invece volessi stare tranquillo? É così difficile apporre sulla attestazione di conformità una impronta e un riferimento temporale? Ad avviso di chi scrive il procedimento non è così difficile e soprattutto, quantomeno nelle ipotesi di deposito telematico di copia conforme di titolo, precetto e pignoramento nell’iscrizione a ruolo delle procedure esecutive sarà possibile ai sensi della prima parte del terzo comma dell’articolo 4 del d.p.c.m. inserire l’attestazione di conformità nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. La procedura potrà essere agevolmente compiuta installando sul proprio computer l’ultima versione di Adobe PDF Reader XI . Dopo aver scansionato il documento prestando attenzione a che il vostro scanner non generi un PDF protetto potrete cliccare sul bottone “Firmare, aggiungere testo o inviare documento per la firma” evidenziato dal cerchietto rosso nell’immagine qui cliccabile e cliccare su aggiungi testo. Il testo racchiuso nella casella è il testo da me aggiunto al pdf e rappresenta la classica dicitura per attestare la conformità nelle iscrizioni a ruolo delle procedure esecutive. E se invece volessi procedere con una attestazione su foglio separato? In tal caso sarà necessario preliminarmente chiarire i concetti di impronta, hash e riferimento temporale riportando di seguito le definizioni estrapolate dall’allegato 1 del d.p.c.m. Impronta La sequenza di simboli binari bit di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una apposita funzione di hash. Funzione di hash una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti Riferimento temporale informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato UTC , della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento Dovremo dunque calcolare l’hash utilizzando una delle numerose utility presenti online o meglio onde evitare problemi di privacy scaricare un apposito software ve ne sono in giro di comodi e gratuiti che ci consentirà di acquisire l’impronta del documento informatico sotto forma di Hash. Per il calcolo sarà bene selezionare l’algoritmo Sha-256 standard delle firme digitali e, dopo aver caricato il file di cui desideriamo estrarre l’impronta, otterremo il codice alfanumerico di 64 caratteri che inseriremo nella relata di notifica insieme al riferimento temporale che dovrà essere inserito nel seguente formato HH MM SS del GG.MM.AAAA UTC +1.00 l’orario è attestato da noi e potremo tranquillamente inserire l’ora del computer avendo cura di sincronizzarla cosa che in genere avviene in automatico per impostazione del sistema operativo . Una relata di notifica tipo si è scelto per l’esempio una relata di notifica di provvedimento cartaceo potrà dunque essere costruita così RELATA DI NOTIFICA A MEZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA ex articolo 3bis Legge 21 gennaio 1994, numero 53 Ad istanza del sig. ______ CF ______ rappresentato, difeso e domiciliato come in atti, io sottoscritto avvocato ______ del Foro di _____ CF ______ , ho notificato ad ogni effetto di legge, copia informatica della copia conforme all’originale di______ numero ____ emessa dal Tribunale di ______ sezione ______ GI dott.______ nel procedimento di cui al numero di RG __ estratta dal sottoscritto difensore alle ore 01 06 17 del 13.1.2015 UTC +1.00 nome file decretoingiuntivo.pdf.p7m con il seguente hash calcolato mediante algoritmo sha-256 ______ di cui si attesta la conformità̀ alla copia conforme all’originale cartacea ai sensi dell’articolo 22 del decreto legislativo del 7 marzo 2005 numero 82 a 1 ______ CF ____________ ,rappresentata e difesa dall’avv._________ CF _______ ed elettivamente domiciliata presso lo studio dell’avv. _______ CF ______ , in Milano, alla via _______ numero _____trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PECAVVOCATO@PEC.IT estratto dal registro generale degli indirizzi elettronici tenuto presso il ministero della giustizia Avv. _________ Luogo e data Ovviamente io per primo come voi lettori, spero di non dover mai utilizzare la seguente procedura. Auspicandomi, invece, un imminente chiarimento da parte del ministero, magari con un intervento legislativo ad hoc, che possa recepire le istanze del CNF, dello scrivente e di tutti gli amici e colleghi che con me ogni giorno si battono per l’efficienza e semplificazione del processo civile telematico, in un’ottica orientata all’utenza e non ad una burocratizzazione telematica che potrà portare solamente ad ingolfare ancor più i tribunali nello sforzo di interpretare pericoloso eccezioni.
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