Con la circolare numero 2/DF del 26 marzo 2012, il Ministero dell’Economia e delle Finanze fornisce alcuni chiarimenti in merito ai diritti di copia che le parti ovvero i terzi devono corrispondere - nell'ambito del processo tributario - per il rilascio di copie semplici o autentiche degli atti e dei documenti, comprese le sentenze, presenti nel fascicolo di parte o d'ufficio. Gli importi di tali diritti sono stati rideterminati e rimodulati con decreto ministeriale del 27 dicembre 2011, pubblicato nella G.U. numero 50 del 29 febbraio 2012.
Copia semplice o autentica di atti e documenti. Dopo aver ampiamente analizzato il quadro normativo di riferimento, il MEF fa una rapida panoramica su quelle che sono le copie – semplici e autentiche – di atti, documenti, provvedimenti rilasciati dall’autorità giudiziaria. Già perché, ricorda la circolare, le parti e i loro difensori costituiti e, più in generale, chiunque via abbia interesse può richiedere copia, semplice o autentica, di qualsiasi atto, documento, provvedimento depositato presso gli uffici giudiziari. In particolare, la copia semplice è richiesta ai soli fini della conoscenza del contenuto dell'atto non ha valore legale difettando della certificazione di conformità all'originale apposta dalla Segreteria. Mentre, le copie autentiche, essendo munite della certificazione di conformità all'originale, hanno lo stesso valore dell’atto originale di cui sono copia. E ancora. Le copie sono poi rilasciate con formula esecutiva soltanto con riferimento alle sentenze e ai provvedimenti dell'autorità giudiziaria divenuti esecutivi o a cui il giudice stesso o la legge riconoscano l'esecutorietà. Queste possono essere rilasciate soltanto alla parte a favore della quale è stato pronunciato il provvedimento o ai suoi successori. Il rilascio delle copie semplici o autentiche è subordinato alla presentazione di un'apposita istanza all'ufficio di segreteria. Le istanze di copie autentiche degli atti e documenti relative ai ricorsi o appelli notificati a decorrere dal 7 luglio 2011 non sono assoggettate all'imposta di bollo. Invece, con riferimento alle istanze di copia autentica presentate dalle parti o dai terzi, relative ai ricorsi e agli appelli notificati prima del 7 luglio 2011, data di introduzione del contributo unificato, il MEF fa presente che le stesse restano assoggettate all'imposta di bollo sia sull'istanza 14,62 euro che sulla copia autentica 14,62 euro per ogni 4 pagine/facciate . Diritto di copia semplice rilasciata alle parti e ai terzi. Le parti processuali sono tenute al pagamento dei diritti di copia nella nuova misura prevista dal decreto 27 dicembre 2011, per le istanze presentate dal 1° marzo 2012 finalizzate ad ottenere il rilascio di copie semplici di atti e documenti relativi ai ricorsi e appelli notificati prima o dopo il 7 luglio 2011. Anche i terzi hanno il diritto di ottenere copia delle sentenze emesse dalle Commissioni tributarie, sempre previo pagamento dei diritti di copia. Diritto di copia autentica rilasciata alle parti e ai terzi. Il rilascio di copie autentiche alle parti processuali di atti e documenti del ricorso o appello assoggettato a contributo unificato non comporta alcuna applicazione dell'imposta di bollo. Viceversa, il rilascio di copie autentiche alle parti processuali di atti e documenti del ricorso o appello non assoggettato al contributo unificato sconta l'imposta di bollo. Previsto un diritto aggiuntivo di copia autentica nella misura di euro 9 per ogni copia rilasciata. La disciplina di tale diritto di copia deve essere tenuta distinta da quella riguardante l'imposta di bollo, attualmente sostituita dal contributo unificato nel processo tributario. Ne deriva che questo diritto aggiuntivo di copia autentica è dovuto per le copie di atti e documenti richiesti a decorrere dal 1° marzo 2012. Ciò che rileva, infatti, ai fini dell'applicazione di detto diritto è la data di presentazione dell'istanza di rilascio della copie autentiche. Quindi, l'importo di 9 euro è dovuto sia per le copie autentiche relative a ricorsi o appelli notificati prima dell'introduzione del contributo unificato che per quelli notificati successivamente. Confermato il regime speciale di esenzione dall'imposta di bollo per le copie autentiche richieste dalle parti con formula esecutiva o ai fini del ricorso in Cassazione. Infatti, le copie autentiche delle sentenze e dei provvedimenti divenuti definitivi, rilasciate con formula esecutiva esclusivamente «alla parte a favore della quale fu pronunciato il provvedimento», a prescindere della data di notifica dei relativi ricorsi o appelli, non scontano l'imposta di bollo in quanto tali copie costituiscono il presupposto necessario per l'avvio dell'esecuzione forzata. Ciò vale anche per le copie autentiche delle sentenze della commissione regionale o centrale necessarie, a pena di improcedibilità, per il ricorso in Cassazione, trattandosi di atti prodromici all'instaurazione di giudizi assoggettati al pagamento del contributo unificato. Restano dovuti, anche per queste copie, i diritti nella misura stabilita dal decreto, compreso il diritto aggiuntivo di copia autentiche pari a 9 euro. Rispetto ai terzi, la circolare precisa che «se i soggetti richiedano copie autentiche delle sentenze gli stessi sono tenuti al pagamento sia dell'imposta di bollo sulle istanze prodotte sia sulle copie autentiche. Infatti, trattandosi di soggetti rimasti estranei al giudizio, non assume alcuna rilevanza il fatto se il ricorso o l'appello introduttivo del giudizio sia stato assoggettato all'imposta di bollo o al contributo unificato». Naturalmente, i terzi, oltre all'imposta di bollo, per le istanze di copia autentica presentate a decorrere dal 1° marzo 2012 dovranno versare i diritti di copia nei nuovi importi stabiliti dal decreto. Ogni pagina corrisponde ad una facciata. Il diritto di copia e l'imposta di bollo sono assolti mediante l'applicazione di marche da bollo da apporsi sull'istanza di rilascio delle copie degli atti e dei documenti. Il diritto di copia viene commisurato in base al numero di pagine riprodotte. Istituito il servizio «prenotazione appuntamenti» online. Gli Uffici di segreteria dovranno diffondere l'utilizzo del servizio di «prenotazione appuntamenti» via internet, per la richiesta di copie di atti e documenti. Gli Uffici, previo pagamento dei diritti di copia, potranno fornire, se richiesto, gli atti e documenti in copia anche mediante l'utilizzo della posta elettronica. In ordine poi alle richieste di copie su supporto informatico di atti e documenti, l'Ufficio di segreteria non è tenuto a fornire al richiedente il relativo supporto il quale, pertanto, deve essere prodotto dalla parte o dal terzo interessato. Inoltre, il rilascio delle copie di atti e documenti su supporto informatico fornito dal richiedente, potrà avvenire a condizione che l'Ufficio di segreteria sia dotato degli strumenti informatici idonei per effettuarne la copia. Da quando decorrono i nuovi importi? I nuovi importi contenuti si applicano a decorrere dal 1° marzo 2012, e, più precisamente, alle istanze di copie presentate dal 1° marzo 2012. Invece, per le istanze per il rilascio di copie prodotte fino al 29 febbraio 2012, si applicano gli importi del diritto di copia previsti dal decreto del Ministro delle Finanze del 1° ottobre 1996.
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