Anche se è possibile il diniego tacito, è meglio adottare un provvedimento motivato, per evitare ricorsi. La disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi mira a garantire la trasparenza e l’imparzialità dell’attività amministrativa. E' quanto chiarito dall'INPS, con lacircolare numero 4 dell’8 gennaio 2013.
Con la circolare numero 4 dell’8 gennaio 2013, l’Inps ha specificato alcune modalità di applicazione del nuovo regolamento adottato nel 2011. Il nuovo regolamento. L’Istituto Nazionale di Previdenza Sociale ha aggiornato il proprio «Regolamento per la disciplina del diritto di accesso a norma della legge 7 agosto 1990 numero 241», con la determinazione del Presidente numero 366 del 5 agosto 2011. Il nuovo iter di gestione delle istanze di accesso ai documenti amministrativi si è reso necessario a fronte delle modifiche apportate nel 2005, dalle leggi numero 15 e 80, alla legge numero 241/1990. Le nuove disposizioni applicative a seguito dell’inglobamento di Inpdap ed Enpals. Dopo che la legge numero 214/2011 ha sancito la soppressione dell’Inpdap e dell’Enpals, con il passaggio delle relative funzioni all’Inps, l’Istituto emana la Circolare numero 4/2013 a conclusione delle necessarie verifiche svolte «per valutare la compatibilità del regolamento con le funzioni e l’organizzazione degli enti soppressi». A seguito dell’esito positivo di tale verifica, l’istituto previdenziale fornisce le disposizioni per l’applicazione del regolamento. Modalità di proposizione delle istanze per l’accesso ai documenti. L’articolo 5 del regolamento stabilisce che non è necessaria la sottoscrizione della fotocopia del documento di riconoscimento prodotto a supporto della richiesta. L’articolo 11 stabilisce i requisiti dei provvedimenti da adottare in chiusura del procedimento accoglimento, differimento, reiezione. L’Inps sottolinea che, anche se tale norma consente il diniego tacito, sarebbe bene adottare un provvedimento motivato, per evitare contenziosi inutili. L’articolo 12 specifica che il diritto di accesso può essere attuato mediante l’esame e l’estrazione di copia dei documenti richiesti. L’articolo 13, infine, regola i modi di rimborso per i costi sostenuti, fermo restando che il mero esame dei documenti è gratuito. Limiti di accesso. L’articolo 14 detta precise regole per le richieste presentate durante procedure concorsuali, selettive o di avanzamento del personale dipendente e durante procedure di affidamento ed esecuzione di contratti pubblici. Gli articolo 15 e 19 disciplinano i casi in cui l’istanza di accesso deve essere respinta. I motivi sono il segreto di Stato, o professionale, o divieti di legge. Precisa l’Inps che il diritto di accesso può essere negato per garantire il buon andamento dell’Istituto o la riservatezza di terzi e delle attività di contrattazione collettiva nazionale. La stella polare è la trasparenza. Sottolinea, inoltre, che «è stata limitata la categoria degli atti riservati, rimandando alle strutture interessate dal procedimento la valutazione della singola fattispecie». Viene così valorizzata «la ratio della discipline in tema di accesso ai documenti amministrativi, che mira a garantire la trasparenza e l’imparzialità dell’attività amministrativa».
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