Tra le tante novità introdotte dall’attuale riforma spicca l’introduzione di un articolo ad hoc che regolamenta uno strumento fondamentale per la gestione finanziaria del condominio. Si tratta del nuovo rendiconto condominiale, i cui la riforma ne individua la composizione ed elenca specificatamente tutta la documentazione da allegare.
La composizione del rendiconto condominiale ex articolo 1130-bis codice civile. Il nuovo testo di riforma individua la composizione del rendiconto condominiale elencando specificatamente tutta la documentazione da allegare a registro di contabilità. Tale registro, per contenuto e forme, è in linea con il registro di cassa. In questo nuovo registro andranno annotati tutte le voci in entrata e uscita in ordine cronologico e seguendo un metodo analitico per la rilevazione contabile degli eventi di gestione economica rilevanti. b riepilogo finanziario. Per struttura e caratteristiche si potrebbe definire come lo stato patrimoniale del condominio, in quanto rappresenta una “fotografia” della situazione, definendo lo stato delle attività e passività, enucleando crediti, debiti ed eventuali fondi di riserva. Il riepilogo finanziario ha quindi la finalità di individuare la situazione dello stato patrimoniale del condominio amministrato. c la nota sintetica esplicativa. È un documento propedeutico in quanto ha la finalità di descrivere sinteticamente l’intera gestione annuale, dando conto non solo dei rapporti in corso, ma anche delle questioni pendenti. Questi tre documenti costituiscono il rendiconto condominiale, che deve essere sottoposto all’attenzione dei singoli condomini, previo invio di copie allegate all’atto della convocazione dell’assemblea. I nuovi “controllori” della contabilità condominiale Il revisore contabile. Il nuovo testo ha introdotto anche la figura del revisore contabile, peraltro spesso contenuta nei regolamenti di condominio. Il suo incarico consiste nel prendere visione degli estratti conto e delle pezze giustificative relativi all’esercizio che si è appena concluso, in modo da verificare la reale rispondenza degli stessi e poter accertare in sede di assemblea la regolarità della tenuta contabile. La nomina del revisore viene delegata dall’assemblea, seguendo gli stessi criteri di maggioranza utilizzati per la nomina dell’amministratore. Il compenso da versare per il controllo contabile effettuato dovrà essere ripartito secondo i millesimi di proprietà. In merito alla durata del mandato da conferire al revisore, visto che di solito si procede solo una volta all’anno alla revisione dei conti, è possibile limitare l’incarico nel tempo oppure stipulare un contratto pluriennale. Quest’ultima soluzione è comunque preferibile, in quanto garantisce una maggiore continuità, visto che l’articolo 1131-bis parla di «più annualità». Il consiglio di condominio. Il legislatore ha anche previsto la nomina di un Consiglio di Condominio detto anche Consiglio di Amministrazione , già previsto dal vecchio articolo 16 r.d.l. del numero 56/1934. Il riformatore, reinserendo legislativamente tale organo, gli ha attribuito solo specifiche funzioni consultive e di controllo. Sulla costituzione la norma prescrive che «l’assemblea può anche nominare, oltre all’amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari». Vi è da rilevare su questo punto una incongruenza rispetto ai limiti dimensionali imposti. Infatti, si prevede la nomina di tale organo solo in presenza di un condominio composto da almeno dodici unità immobiliare. Considerata la funzione di controllo che tale organo dovrebbe svolgere, sarebbe stato auspicabile l’eliminazione di un limiti minimo di unità immobiliari per la sua costituzione, visto che le incongruenze contabili possono benissimo perpetrarsi anche in condomini di piccole dimensioni. Il controllo della documentazione contabile. Sulla scorta di consolidati indirizzi giurisprudenziali il Riformatore ha stabilito che «i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione». La gestione e la conservazione delle scritture contabili e giustificativi di spesa armi di controllo. Siccome la documentazione prodotta durante la gestione condominiale rappresenta un’arma di controllo, la conservazione della medesima diviene centrale. Dall’obbligo di conservazione dei documenti deriva strettamente il diritto dei condomini di richiederli per prenderne visione. Tale diritto trova conferma anche in alcune pronunce della Cassazione Cass. sent. numero 15159/2001 . La prassi e la giurisprudenza identifica anche i tempi minimi per la conservazione dei documenti Trib. Benevento, sentenza 9 dicembre 2008 . I tempi variano a seconda della tipologia perche non tutti i documenti condominiali hanno valore rispetto a terze persone coinvolte. Il nuovo articolo 1130-bis c.c. rende la conservazione dei documenti contabili obbligatoria per dieci anni. Il termine decorre dalla data di registrazione dei documenti medesimi. Tale arco temporale vale solo per scritture di natura contabile ovvero tutta la documentazione idonea a rappresenta cronologicamente gli accadimenti di gestione condominiale atto o fatto di gestione economicamente rilevante . Nella contabilità assumono importanza solo le scritture cronologiche, in quanto il rilevamento cronologico dei fatti gestionali sono determinanti per quanto concerne gli aspetti probatori e per ricostruire dettagliatamente l’azione amministrativa posta in essere dall’amministratore. Nell’obbligo di conservazione decennale rientrano anche i “documenti giustificativi”, chiamati più comunemente “pezze”, con cui si identificano tutti quei documenti che descrivono le singole entrate ed uscite.