Un decreto del Ministero dell’Interno stabilisce le modalità di invio, conservazione e distruzione dei dati delle persone che si trovano a dormire in strutture a ciò predisposte.
Con il decreto del 7 gennaio 2013, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 17 gennaio, numero 14, il Ministero dell’Interno ha disposto la disciplina concernente la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell'arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive. Le strutture ricettive. L’articolo 109 del TULPS – testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, r.d. numero 773/1931 – prevede che si possa dare alloggio solo a persone munite di un documento di identità. I soggetti ospitanti previsti dalla norma sono i gestori di esercizi alberghieri e di altre struttura ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case ed appartamenti per vacanze e gli affittacamere. Obbligo di avviso entro 24 ore. La medesima norma prevede che entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, l’albergatore deve darne avviso alla pubblica autorità. Su questo verte il decreto, poiché il Ministero dell’Interno ha ritenuta sussistente la necessità di dover adottare un provvedimento interamente sostitutivo dei precedenti che si sono stratificati nel tempo – decreti ministeriali 5 luglio 1994, 12 luglio 1996 e 11 dicembre 2000 - anche al fine di elidere ogni possibile incertezza applicativa da parte degli operatori e consentire l'utilizzo di nuove tecnologie. Invio e conservazione di dati e ricevute. La questura, cui devono essere trasmessi i dati, abilita la struttura ricettiva, attraverso la necessaria certificazione digitale, esclusivamente all'inserimento dei dati in un apposito sistema web oriented esposto su rete internet. Nel caso in cui il sistema non funzioni se ne deve dare tempestiva comunicazione ed effettuare la trasmissione delle generalità dell’ospite tramite fax o PEC. Gli albergatori, una volta inviati i dati, sono tenuti ad eliminarli dopo aver ottenuto la conferma di avvenuta ricezione. Tutte le ricevute devono essere conservate per 5 anni. Trattamento dati. I dati raccolti sono conservati in una struttura informatica presso il Centro Elettronico Nazionale della Polizia di Stato. Il titolare del trattamento dei dati è il Ministero dell’Interno. L’acceso ai dati è consentito ad agenti e ufficiali di polizia giudiziaria e di pubblica sicurezza della Polizia di Stato, espressamente autorizzati con apposito provvedimento del questore, per finalità di prevenzione, accertamento e repressione dei reati, nonchè di tutela dell'ordine e della sicurezza pubblica. I dati raccolti nel sistema sono definitivamente cancellati 5 anni dopo la loro acquisizione. Vengono così garantite, contemperandole tra loro, le esigenze di pubblica sicurezza e le esigenze di tutela della privacy.
Ministero dell’Interno, decreto 7 gennaio 2013 G.U. 17 gennaio 2013, numero 14 Disposizioni concernenti la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell'arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive IL MINISTRO DELL'INTERNO Visto l'articolo 109 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, approvato con regio decreto 18 giugno 1931, numero 773, e successive modificazioni, nonchè il relativo regolamento di esecuzione approvato con regio decreto 6 maggio 1940, numero 635 Vista la legge 1° aprile 1981, numero 121 Vista la legge 23 agosto 1988, numero 400 Vista la legge 30 settembre 1993, numero 388 di ratifica della Convenzione del 19 giugno 1990, di applicazione dell'accordo di Shengen del 14 giugno 1985, che, all'articolo 45, contiene l'impegno delle Parti contraenti di adottare tutte le misure necessarie per garantire che «a il responsabile di una struttura che fornisce alloggio o il suo preposto vigilino affinchè gli stranieri alloggiati, compresi i cittadini delle altre Parti contraenti e di altri Stati membri delle Comunità europee eccettuati i coniugi o i minorenni che li accompagnano o i membri di un gruppo, compilino e firmino personalmente le schede di dichiarazione e provino le loro identità esibendo un documento d'identità valido b le schede di dichiarazione compilate siano conservate a disposizione delle autorità competenti o trasmesse a queste ultime, semprechè esse lo reputino necessario per prevenire minacce, per azioni penali o per far luce sulla sorte di persone scomparse o vittime di incidenti, salvo se diversamente disposto dalla legislazione nazionale. 2. La disposizione del paragrafo 1 si applica per analogia alle persone alloggiate in altri luoghi gestiti da chi esercita la professione di locatore, in particolare in tende, roulotte e battelli.» Visto il proprio decreto 5 luglio 1994, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale numero 169 del 21 luglio 1994, di approvazione del modello delle schede per la comunicazione dell'arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive Visto il proprio decreto 12 luglio 1996, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana - serie generale numero 203 del 30 agosto 1996, con il quale, in attuazione del terzo comma del predetto articolo 109 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, sono state individuate le modalità di comunicazione all'autorità di pubblica sicurezza, anche con mezzi informatici, dell'arrivo delle persone alloggiate Visto il proprio decreto 11 dicembre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana - serie generale numero 295 del 19 dicembre 2000, con cui sono state impartite disposizioni concernenti la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell'arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive Visto il decreto legislativo 23 maggio 2011, numero 79 concernente «Codice della normativa statale in tema di ordinamento e mercato del turismo, a norma dell'articolo 14 della legge 28 novembre 2005, numero 246, nonchè attuazione della direttiva 2008/122/CE, relativa ai contratti di multiproprietà, contratti relativi ai prodotti per le vacanze di lungo termine, contratti di rivendita e di scambio. Considerate le disposizioni di cui al D.L. 6 dicembre 2011, numero 201, articolo 40 comma 1, come modificato dalla legge di conversione 22 dicembre 2011, numero 214 Visto il D.L. 7 marzo 2005, numero 235, e successive modificazioni, concernente «Codice dell'Amministrazione Digitale» Ritenuta la necessità di dover adottare un provvedimento interamente sostitutivo dei precedenti che si sono stratificati nel tempo, anche al fine di elidere ogni possibile incertezza applicativa da parte degli operatori e consentire l'utilizzo di nuove tecnologie Uditi i rappresentanti delle associazioni di categoria più rappresentative che ne hanno fatto richiesta Acquisito il parere del Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'articolo 154, comma 4, del decreto legislativo 30 giugno 2003, numero 196 Emana il seguente decreto articolo 1 Comunicazione giornaliera Le generalità delle persone alloggiate presso le strutture ricettive di cui all'articolo 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza approvato con regio decreto 18 giugno 1931, numero 773, e successive modificazioni, vengono trasmesse a cura dei gestori delle stesse strutture, entro 24 ore successive all'arrivo delle persone alloggiate, e comunque all'arrivo stesso per soggiorni inferiori alle 24 ore, alle questure territorialmente competenti secondo le modalità previste dai successivi articoli 2 e 3 del presente decreto. articolo 2 Trasmissione della comunicazione con mezzi informatici/telematici 1. I gestori delle strutture ricettive devono produrre specifica domanda alla questura della provincia in cui hanno sede le predette strutture. La questura abilita la struttura ricettiva, attraverso la necessaria certificazione digitale, esclusivamente all'inserimento, in un apposito sistema web oriented esposto su rete internet, dei dati degli alloggiati, con possibilità di consultare solo i dati relativi al giorno di trasmissione. La struttura ricettiva può anche trasferire, direttamente nell'applicazione, i dati già digitalizzati, utilizzando programmi applicativi a proprie spese secondo le modalità di cui al punto 2.4.2 dell'allegato tecnico. 2. Ciascuna struttura ricettiva inserisce i dati esclusivamente nel sistema della questura territorialmente competente. I dati da trasmettere in via informatica/telematica sono quelli indicati al punto 1 dell'allegato tecnico al presente decreto. La ricevuta digitale degli inserimenti effettuati con le modalità di cui al presente articolo, può essere scaricata e conservata da ciascuna struttura ricettiva secondo le indicazioni descritte al punto 3.1 dell'allegato tecnico e vale come attestazione dell'avvenuto adempimento. 3. Qualsiasi impedimento, anche solo di natura tecnica, che non consenta la trasmissione dei dati con la modalità descritta nel presente articolo deve essere, con ogni mezzo, tempestivamente comunicato alla questura territorialmente competente. In tale ipotesi il gestore deve provvedere ad effettuare la comunicazione giornaliera secondo le ulteriori modalità individuate dall'articolo 3 del presente decreto. articolo 3 Trasmissione della comunicazione mediante fax o posta elettronica certificata Nei casi in cui sussistano problematiche di natura tecnica al sistema web che impediscano la trasmissione secondo le modalità previste al precedente articolo 2, la comunicazione delle generalità dei soggetti alloggiati è effettuata mediante trasmissione a mezzo fax ovvero tramite posta elettronica certificata alla questura territorialmente competente. I dati da trasmettere via fax o via posta elettronica certificata sono quelli indicati al punto 1 dell'allegato tecnico al presente decreto e vanno inviati secondo un elenco sequenziale dei soggetti alloggiati. La ricevuta degli inserimenti effettuati con le modalità di cui al presente articolo, è definita rispettivamente al punto 3.2 dell'allegato tecnico per quanto attiene la trasmissione a mezzo fax e al punto 3.3. dello stesso allegato per quanto attiene la trasmissione a mezzo posta elettronica certificata. articolo 4 Modalità di conservazione ed accesso ai dati 1. I dati acquisiti con le modalità di cui agli articolo 2 e 3 del presente decreto sono conservati in una struttura informatica, logicamente separati per ciascuna Questura, presso il Centro Elettronico Nazionale della Polizia di Stato. 2. Titolare del trattamento dati è il Ministero dell'Interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza Responsabile del trattamento dei dati è la Direzione Centrale per gli Affari Generali della Polizia di Stato dello stesso Dipartimento incaricati del trattamento dei dati sono gli operatori individuati dal responsabile del trattamento di seguito indicati il personale di Questure, Commissariati di PS e Uffici Centrali del Dipartimento di PS per finalità di ricerca il personale del Centro Elettronico Nazionale della Polizia di Stato per le attività di gestione e manutenzione tecnica del sistema. 3. L'accesso ai dati in linea è consentito ad agenti e ufficiali di polizia giudiziaria e di pubblica sicurezza della Polizia di Stato, espressamente autorizzati con apposito provvedimento del questore, per finalità di prevenzione, accertamento e repressione dei reati, nonchè di tutela dell'ordine e della sicurezza pubblica. Le informazioni sono consultabili in linea per 15 giorni, decorsi i quali le stesse sono rese accessibili esclusivamente agli ufficiali di polizia giudiziaria e di pubblica sicurezza della Polizia di Stato, addetti ai servizi investigativi e dotati di specifico profilo di accesso a livello nazionale. 4. I dati raccolti nel sistema sono definitivamente distrutti dopo 5 anni dall'inserimento. 5. I gestori delle strutture ricettive sono tenuti alla cancellazione dei dati digitali trasmessi secondo le modalità di cui all'articolo 2 ed alla distruzione della copia cartacea degli elenchi trasmessi secondo le modalità di cui all'articolo 3, non appena ottenute le relative ricevute. Le stesse devono essere conservate per 5 anni. articolo 5 Disposizioni finali 1. I decreti ministeriali del 5 luglio 1994, 12 luglio 1996 e 11 dicembre 2000, indicati in premessa, sono abrogati. 2. Il presente decreto sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. 3. Le disposizioni previste dal presente decreto entrano in vigore a decorrere dal giorno stesso della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.