La sicurezza informatica e la riservatezza dei dati sono diventate priorità per tutti i settori, quello giuridico in particolare. In un’epoca come quella attuale, votata alla digitalizzazione, con il lavoro in modalità ibrida, utilizzo del cloud , videoconference e trasmissioni di dati mediante reti informatiche, si pongono non pochi problemi di tutela dei dati. Gli studi legali gestiscono quotidianamente informazioni sensibili dei loro clienti ed è fondamentale, quindi, che adottino misure adeguate per proteggerli da accessi non autorizzati e da eventuali violazioni e perdite.
La violazione o la perdita dei dati, infatti, può avere gravi conseguenze sul piano legale, economico e reputazionale per lo studio, oltre a compromettere il rapporto fiduciario tra avvocato e cliente. Cercheremo ora di capire quali sono le principali sfide che il settore giuridico deve affrontare in materia di sicurezza informatica e riservatezza dei dati e proveremo a fornire alcune soluzioni pratiche da adottare. Trasmissione dei dati Una delle principali criticità riguarda la trasmissione e la condivisione dei dati tra gli avvocati e i propri clienti , così come con i colleghi e altri soggetti coinvolti di volta in volta nelle pratiche legali. La trasmissione dei dati dei clienti spesso avviene attraverso canali e piattaforme non propriamente sicuri, come ad esempio le e-mail, i servizi di cloud storage , le chiavette USB o i dispositivi mobili. Questi mezzi possono essere facilmente intercettati, clonati, rubati o compromessi da hacker, malintenzionati o terzi non autorizzati. Per evitare questo rischio, è necessario adottare soluzioni di crittografia , autenticazione e autorizzazione dei dati , che garantiscano la protezione e la tracciabilità dei dati trasmessi e condivisi. Inoltre, è opportuno utilizzare piattaforme e servizi specifici per il settore legale, che offrano standard elevati di sicurezza, conformità e funzionalità. Conservazione e archiviazione dei dati Un'altra sfida riguarda la conservazione e l'archiviazione dei dati, che devono essere effettuate in modo sicuro, ordinato e accessibile. Gli avvocati e gli studi legali devono infatti garantire la disponibilità e l' integrità dei dati in ogni situazione, anche nel caso di incidenti, guasti o disastri informatici. Allo stesso tempo, devono rispettare le normative nazionali e internazionali sulla privacy e sulla protezione dei dati personali, che impongono obblighi e limiti alla raccolta, al trattamento e alla conservazione dei dati stessi. Per affrontare efficacemente questa situazione, è necessario dotarsi di sistemi di backup e di ripristino dei dati , che consentano di recuperare i dati in caso di perdita o danno. Inoltre, è necessario implementare politiche e procedure di gestione dei dati, che definiscano le modalità, i tempi e le responsabilità della raccolta, del trattamento e della loro conservazione. Formazione del personale Un'altra sfida riguarda la formazione e la sensibilizzazione degli avvocati e del personale degli studi legali in materia di sicurezza informatica e protezione dei dati. Spesso, infatti, il fattore umano è la causa principale, o la concausa, di incidenti o violazioni dei dati, dovuti a negligenza, imprudenza, ignoranza o malafede. Per prevenire questo rischio, è necessario investire nella formazione e nell'aggiornamento continuo dei professionisti e dei collaboratori , che devono essere consapevoli delle minacce, delle norme e delle buone pratiche in materia di sicurezza informatica e protezione dei dati. Inoltre, è necessario creare una cultura ispirata alla responsabilità e alla trasparenza all'interno degli studi legali, che favorisca la collaborazione, la comunicazione e la segnalazione di eventuali problemi o anomalie. Criticità e soluzioni Riassumendo, tra le principali criticità sull'argomento troviamo Attacchi informatici gli studi legali sono sempre più spesso presi di mira da hacker e criminali informatici, che cercano di accedere a informazioni riservate per scopi illeciti. Per questa ragione è necessario che gli studi legali implementino le misure di sicurezza, per esempio, adottando tecnologie di crittografia, autenticazione a due fattori, firewall e software antivirus aggiornati, per proteggere i dati da accessi non autorizzati. Conformità normativa il settore giuridico è soggetto a numerose normative sulla privacy dei dati, come il GDPR , che richiedono l'adozione di misure specifiche per proteggere i dati dei clienti. È dunque utile sviluppare politiche e procedure di sicurezza, come per esempio stabilire linee guida chiare per il personale su come gestire i dati sensibili, incluse le procedure per la gestione delle e-mail, l'utilizzo di dispositivi personali e la condivisione di informazioni. Mobilità e lavoro a distanza con l'aumento del lavoro a distanza e dell'utilizzo di dispositivi mobili, è diventato più difficile per gli studi legali mantenere il controllo sui dati sensibili. Eseguire valutazioni dei rischi e test di penetrazione bisogna condurre periodicamente valutazioni dei rischi e test di penetrazione per identificare le vulnerabilità nei sistemi informatici e adottare misure correttive. Formazione del personale spesso, il personale degli studi legali non ha una formazione adeguata in materia di sicurezza informatica, il che può portare a errori umani e vulnerabilità, come abbiamo visto. Ecco perché è necessario investire nella formazione del personale, mediante periodici corsi di formazione sulla sicurezza informatica e la riservatezza dei dati per sensibilizzare il personale sui rischi e le best practice. Infine, è utile per uno studio legale considerare la possibilità di collaborare con consulenti esterni specializzati in sicurezza informatica per il settore giuridico, che possano fornire supporto e consulenza su misura per le esigenze dello studio. Allo stesso modo è utile creare piani di risposta agli incidenti, quindi dotarsi di procedure chiare per rispondere rapidamente e in modo efficace alle violazioni della sicurezza. La dimostrazione da parte dello studio dell'impegno per la sicurezza informatica e la riservatezza dei dati, può rappresentare un vantaggio competitivo, con la conseguenza di attrarre nuovi clienti che si sentono rassicurati dalle misure adottate e dalla cultura della sicurezza che lo studio persegue. Inoltre, prevenire violazioni della sicurezza informatica può far risparmiare costi significativi allo studio che, contrariamente, dovrebbe sostenere in caso di eventi nefasti, per affrontare indagini, notifiche ed eventuali responsabilità. Conclusioni La sicurezza informatica e la riservatezza dei dati nel settore giuridico sono oramai imperativi, che richiedono un impegno costante e l'adozione di strategie proattive da parte dello studio. Affrontando con serietà queste criticità e implementando soluzioni efficaci, avvocati e studi legali possono proteggere le informazioni sensibili dei loro clienti , mantenendo al contempo la fiducia e la reputazione professionale. In un mondo sempre più digitalizzato, la capacità di garantire la sicurezza dei dati diventerà un fattore distintivo fondamentale per la professione legale. Le soluzioni devono quindi essere tecniche , organizzative e comportamentali . La cultura della tutela non deve essere associata a costi aggiuntivi ma, al contrario, ad investimenti sul brand, sulla reputation , sull'organizzazione, che può rappresentare un fattore distintivo di serietà e affidabilità dello studio sul mercato.