Se c’è una cosa che ho imparato negli anni è che tutto ciò che non viene affrontato al momento giusto diventa nel tempo un problema. Questo vale per i piccoli malumori, come per gli screzi tra colleghi o il malessere di un singolo. Alla fine, tutti i nodi vengono al pettine, come si suol dire il punto è capire se quei nodi si possono ancora sciogliere o sono diventati inestricabili.
La motivazione alla base delle performance. Gli esseri umani, si sa, sono fatti di emozioni e non di ragione. Se partiamo da questo presupposto incontrovertibile e consideriamo che sotto una giacca e una cravatta, un tailleur e tacchi, ci sono un uomo e una donna, e se non perdiamo mai di vista l’essere umano che c’è dietro un professionista, ecco che prendersi cura dell’aspetto emotivo e, conseguentemente, motivazionale, diventa centrale per garantire ad un team di lavoro le migliori condizioni per essere performante. Le persone che sono felici e, più in generale, che stanno bene, rendono molto di più e creano molti meno problemi. Va da sé, dunque, che un approccio manageriale alla professione legale suggerisca di prendersi cura prima ancora che degli aspetti tecnici e organizzativi della professione, degli aspetti relazionali e del clima di studio. Mettere le persone, professionisti e staff di studio, nelle migliori condizioni per stare bene, è non solo eticamente una bella mossa, ma anche managerialmente furbo e utile alle performance del team. Non ultimo, poi, è da considerare l’effetto che un ambiente sereno di studio genera sulla clientela, che percepisce le eventuali tensioni in studio, così come le relazioni conflittuali tra colleghi o nelle gerarchie. Un cliente affida la tutela dei propri interessi ai professionisti di studio e la percezione di un ambiente coeso, positivo e compatto è il primo messaggio utile per sentirsi “al sicuro” e avere la percezione di una intera squadra a supporto. Al contrario, tensioni, frustrazioni e demotivazione percepite da parte dei collaboratori di studio, mettono in allarme il cliente e instillano dubbi sulla bontà della scelta professionale effettuata. Dunque, una tripla ragione per cui prendersi cura del clima di studio è una mossa intelligente e strategica. L’analisi di clima. Come si può, dunque, avere il polso della situazione sul clima interno di studio? Il metodo migliore è andare alla fonte e, quindi, sentire i diretti protagonisti che formano il team di studio. Se, infatti, si resta fermi sul proprio punto percettivo, si rischia di vedere le cose solo da una prospettiva e non cogliere i messaggi che indicano il reale stato di “salute” dell’ambiente di lavoro. La prima operazione, pertanto, è dare voce ai diretti interessati, mettendoli nelle migliori condizioni di potersi esprimere liberamente. Come ottenere tutto ciò? Esistono diversi strumenti e ciascuno presenta caratteristiche proprie. Vediamoli in sintesi. Survey. Il primo strumento a disposizione è rappresentato dai questionari scritti chiamati survey. Si tratta di una serie di domande scritte che possono essere redatte con risposte multiple tra cui scegliere items a risposta multipla , oppure con risposta aperta. La prima tipologia permette di effettuare indagini statistiche, quindi di poter creare percentuali tra le risposte e cogliere il sentire comune e avere una overview della situazione nel suo insieme. La seconda tipologia di domande items a risposta libera , invece, permette agli intervistati di esprimersi liberamente e argomentare le proprie risposte. Questa tipologia di domande serve per capire gli stati d’animo, le idee e le personalità all’interno di un team. È questo un modo discreto di dare voce a tutti, mettendoli al centro e dando spazio alle idee e alle emozioni. La conditio sine qua non perché una survey funzioni è che sia erogata in modo anonimo. Per fare ciò il modo migliore è utilizzare piattaforme digitali, in modo che, una volta caricata la survey, possa essere inviato via email il relativo link agli interessati e questi possano comodamente, velocemente e anonimamente rispondere compilando la stessa e inviandola con il click del mouse. Un tempo le survey venivano stampate e consegnate brevi manu agli interessati, con la conseguenza che gli stessi, temendo di essere facilmente “riconoscibili”, non rispondevano in modo autentico, inficiando a monte i risultati della stessa. Oggi queste problematiche sono superate e l’utilizzo delle survey digitali per una prima analisi del clima aziendale e del clima di studio sono largamente utilizzate. Io stesso con la mia società di consulenza ne faccio da anni ampio utilizzo, con grande soddisfazione dei clienti. Una volta attenute le risposte alla survey è necessario aggregare i dati così raccolti, distinguendoli in dati percentuali forniti dalle domande a risposta chiusa e dati qualitativi forniti dalle domande a risposta aperte. Il report finale servirà a sintetizzare i risultati ottenuti, da utilizzare come base di partenza per ogni successivo intervento in studio. Colloqui individuali. Se le survey sono il primo e più semplice strumento di indagine, non sono certo le uniche. Le persone amano essere ascoltate e messe al centro dell’attenzione. Per fare ciò esiste uno strumento estremamente efficace le interviste individuali. Si tratta in questo caso di colloqui one to one della durata compresa tra i 30 e i 60 minuti, in cui agli intervistati vengono poste domande funzionali alla raccolta di informazioni utili per comprendere sia lo stato d’animo e le idee individuali, che il clima collettivo. Anch’esse, come le survey, devono essere coperte da riservatezza, in modo da mettere i destinatari nelle migliori condizioni per potersi esprimere liberamente. I colloqui non devono mai essere impostati come una sorta di “interrogatorio”, bensì, come una richiesta di aiuto per comprendere la situazione e una di collaborazione in vista di interventi migliorativi a beneficio di tutti. Quanto al soggetto che può condurre tali colloqui, non esiste una regola valida per tutte le situazioni dipende dall’organizzazione e dalle dimensioni dello studio. A volte è il responsabile HR a condurre tali colloqui, altre volte il Partner di riferimento, altre ancora il titolare di studio o l’office manager. Spesso viene coinvolto in tali operazioni un soggetto esterno “super partes”, per garantire anonimato, imparzialità e riservatezza massimo. È questa la situazione-tipo in cui vengo coinvolto come consulente per condurre professionalmente l’analisi di clima interno agli studi. Indagini 360. Un terzo e utilissimo strumento per conoscere l’opinione e gli stati d’animo delle persone di un team è l’indagine 360. Il nome deriva dall’idea di intervistare le persone che lavorano con un team leader o un collaboratore, chiedendogli informazioni circa le relative capacità organizzative, relazionali, gestionali etc. Questa indagine è più focalizzata rispetto alle precedenti, perché invece di avere come oggetto il clima di studio e l’organizzazione dello stesso, ha come oggetto una persona di cui si vogliono conoscere le caratteristiche e competenze. Chi meglio delle persone che lavorano con il diretto interessato possono esprimere valutazioni sullo stesso? L’obiettivo è cogliere i punti di forza e di miglioramento su cui, poi, condurre percorsi di crescita. Gli strumenti di indagine sopra esposti servono a raccogliere informazioni nel modo più veritiero, oggettivo e completo possibile. I risultati ottenuti dovranno poi essere aggregati per la loro interpretazione e rappresenteranno la base di partenza per ogni successivo intervento migliorativo, il piano di azione.