I professionisti sono da sempre considerati il cuore dello Studio legale. In realtà sappiamo bene che lo staff rappresenta per una organizzazione di lavoro ciò che il sistema linfatico rappresenta per l’organismo. Partiamo da qui. L’errore più grande che si può commettere è sottovalutare la funzione dello staff. In ogni organizzazione di lavoro il capitale umano è il capitale più prezioso che si possiede. La qualità delle persone, sia da un punto di vista professionale sia personale è ciò che sul lungo periodo farà la differenza anche nel business dell’organizzazione.
I Professionisti di uno Studio legale, così come di un’azienda, sono spesso i più in vista e i più considerati, ma per poter operare egregiamente hanno bisogno di collaboratori preparati, affiatati e motivati. Il team di Studio Esattamente come in una squadra sportiva i giocatori possono dare fondo a tutte le loro competenze solo se alle spalle c’è uno staff che li supporta, così accade anche nello studio legale. Un campione entra in campo concentrato e pronto a fare la differenza, perché ha avuto il preparatore atletico, il massaggiatore, il magazziniere che l’hanno messo in condizione di fare ciò. La stessa cosa accade per uno spettacolo teatrale o televisivo davanti al pubblico troviamo l’attore che si prende gli applausi, perché alle spalle un team ha lavorato sodo per creare le condizioni. Qualcosa di simile accade in Studio per arrivare preparato alla riunione, in udienza, sul palco a fare public speaking, vuol dire che un team di collaboratori e colleghi ha lavorato con il Professionista e per il Professionista dalla reception alla segretaria personale, dal contabile al praticante. Ogni funzione di staff è insostituibile e rappresenta un tassello di un puzzle complesso. La funzione cerniera dello staff in studio I collaboratori di staff non sono soltanto pedine che svolgono un proprio ruolo “statico”. Si parla di “funzione cerniera” e abbiamo parlato di sistema linfatico , perché lo staff ha anche un ruolo delicato nel far girare le informazioni dentro un gruppo di lavoro. Le informazioni sono energia e nutrimento per un gruppo di lavoro portano motivazione, sapere, condivisione, affiatamento, chiarezza. Senza informazioni provate a pensare cosa accadrebbe ciascuno andrebbe a ruota libera pensando di viaggiare nella direzione giusta ciascuno seguirebbe tempistiche proprie, magari convinto di andare a tempo con altri ciascuno interpreterebbe il proprio ruolo come meglio crede, senza coordinarsi con il team. Insomma, il caos sarebbe proprio dietro l’angolo, un caos fatto di equivoci, convinzioni, pregiudizi, frustrazioni, confusione. Lo staff serve anche a questo, a creare un clima dentro un gruppo, a mantenerlo vivo, a smorzare le tensioni, a portare informazioni, a far sentire ciascuno parte di un tutto. Funzione delicata, non credete? La preparazione dello staff Perché possa accadere quanto abbiamo appena visto, è necessario che lo staff sia adeguatamente formato. Non parliamo solo di formazione tecnica, ma di formazione manageriale. Spesso le aziende e gli studi in fase di selezione del personale e di training si focalizzano solamente su questi aspetti strettamente connessi alle funzioni tecniche che la persona andrà a svolgere. Per la receptionist, per esempio, si valuterà la capacità di saper gestire telefonicamente il cliente, la conoscenza delle lingue e la precisione. Va benissimo, ci mancherebbe! Ma è tutto qui? Non proprio. Infatti, andrebbe valutata anche la capacità di lavorare in team. Saper condividere le informazioni con i colleghi, di saper gestire lo stress proprio e degli altri è importante, così come lo è saper gestire i conflitti tra colleghi, avere un pochino di humor per smorzare le tensioni, e così via. Ma quante volte queste attitudini o competenze sono sondate in fase di selezione e sono coltivate nella crescita del personale? Lo staff rappresenta l’immagine dello Studio Lo staff non fa la differenza solo all’interno dello Studio, permettendo allo stesso di funzionare in modo fluido, armonico e con un clima sereno. Lo staff fa la differenza anche nelle relazioni con i clienti. Ciò vale sia nel caso in cui i clienti abbiano contatto diretto con i collaboratori, telefonico o di persona, sia nel caso in cui i clienti non si relazionino direttamente, ma attraverso documentazione e servizi preparati dallo staff. Una email scritta correttamente, efficace e cortese, può fare la differenza nella fidelizzazione del cliente che si sentirà curato allo stesso modo, un fascicolo preparato con cura e precisione mostrerà qualità e cura dei dettagli. La stessa sala riunioni adeguatamente preparata potrà fare la differenza, così come un report ben dettagliato e inviato come memo al cliente. Provate a pensare al contrario documenti incompleti, email piene di errori, telefonate burocratiche. Che ne dite, avremo così curato il cliente? Lo studio professionale, ancora più di una realtà aziendale, si fonda sul capitale umano e tale capitale è costituito dai professionisti e dai collaboratori. In uno studio legale avere ottimi collaboratori di studio vuol dire rispettare le scadenze, arrivare preparati in riunione, mantenere fede alle promesse fatte ai clienti. In conclusione, è utile considerare la doppia funzione dei collaboratori e della segreteria in particolare da un lato tecnica, cioè di supporto contenutistico e organizzativo alle attività del gruppo, in base alle proprie funzioni, dall’altro relazionale, cioè fonte di clima interno, di fluidità nelle informazioni e di gestore dello stress e conflitti interni. Chi fa parte di uno staff deve possedere entrambe le competenze, altrimenti è come se lavorasse con un solo braccio dei due.