Il webinar rappresenta una modalità sempre più diffusa tra gli studi legali, per comunicare informazioni legali alla propria audience. Anche i professionisti del diritto partecipano con interesse ai webinar formativi, così dimostrando di apprezzarne le potenzialità. A seguito delle restrizioni dettate dalla legislazione emergenziale preordinata al contenimento dei contagi da COVID-19, l’accesso ai contenuti legali in webinar ha registrato una marcata ascesa, sorpassando altri metodi, come white paper, blog o eventi di persona.
Gli operatori del diritto, nell’organizzazione di seminari virtuali e webcast interattivi, hanno la possibilità di avere dei ritorni in termini di clientela, seguendo i suggerimenti degli esperti di marketing, finalizzati al coinvolgimento dell’audience e alla lead generation, tuttavia restando entro i confini tracciati dall’ordinamento deontologico forense. Cosa è . Webinar neologismo che accorpa i termini web” e seminar” è un seminario virtuale, impiegato sia nell’ambito formativo e dell’istruzione che della promozione di prodotti e servizi, dove l’ambiente web consente la simultanea partecipazione, e fruizione dei contenuti, di persone localizzate in territori diversi e distanti. L’evento può essere condotto in tempo reale real time oppure essere registrato per poi essere guardato sempre online in un momento successivo. Le piattaforme che ospitano webinar, sia a pagamento tra le tante, Cisco Webex, Citrix GoToWebinare, Mikogo che gratuite BigBlueButton, OnWebinar, WebHuddle, OpenMeetings, Google Hangouts, per citarne solo alcune , offrono variegate funzionalità e servizi, in ogni caso consentendo l’interattività tra presentatori e partecipanti presentazione di slides e/o video, disponibilità dell’audio tramite Internet VoIP e/o una linea telefonica, registrazione del seminario, messaggistica in chat testuale e condivisa, lavagna bianca condivisa, applicazione per svolgere sondaggi o test, condivisione dello schermo del computer. Il termine webcast , invece, indica un formato di webinar senza interattività, quindi la trasmissione di contenuti multimediali audio e video in streaming, tramite Internet, da un’unica sorgente verso più destinatari simultanei. In questo caso, al fine di fruire i contenuti, non occorre che il file venga scaricato per intero e in anticipo, bensì il download può avvenire gradualmente e in simultanea rispetto alla fruizione. Ulteriormente per web conference si intende una tipologia di webinar a scopi promozionali, cioè una videoconferenza dove, anche in questo caso, sussiste un totale coinvolgimento dei partecipanti, dove l’organizzatore comunica, a più persone contemporaneamente, un’offerta o un’idea. Ed-tech educational technology . Il lockdown imposto dalla situazione emergenziale, e le restrizioni successive al momento non terminate ci hanno insegnato che non solo l’informazione, ma anche l’istruzione e la formazione sono agevolmente ed efficacemente fruibili da remoto. Ciò ha portato una serie di ripercussioni nelle opzioni di formazione-istruzione alternative, implementando le funzionalità delle piattaforme, in tal modo sfruttando ulteriormente la tecnologia a servizio degli studi legali. Questa, infatti, da veicolo per comunicare, è approdata nell’ambito dell’apprendimento. La pandemia da COVID-19 ha imposto l’adozione repentina e rapida, si pensi alla didattica a distanza delle scuole, ma anche alla formazione professionale forense a distanza dell’apprendimento da remoto, cambiando le abitudini persino tra quelle persone che dispongono di mezzi e spazio, come aree dove realizzare postazioni distanziate oppure all’aperto. Il timore dei contagi, per l’effetto, ha fatto virare l’attenzione delle persone sulla tecnologia, veicolo non solo più per informare bensì anche per formare. Tutto ciò, per gli studi legali, deve essere interpretato come un’innovativa e vivace opportunità in quanto, attraverso la comunicazione online e, nel presente contesto, il webinar, e sfruttando l’incessante evoluzione tecnologica, lo studio legale viene catapultato nel mondo virtuale, sfruttandone le potenzialità, al contempo azzerando il rischio di contagio. Alcune persone pensano che il passaggio alla divulgazione e all’apprendimento online non possa durare, mentre altri ritengono che questa nuova modalità risulti già pienamente strutturata nel mondo legale, e che perdurerà indipendentemente dalla situazione sanitaria. Per l’effetto, non solo per motivi di sicurezza, ma anche per raggiungere il più elevato numero di persone, indipendentemente da dove sono localizzate, così consentendo una più elevata correlazione tra studio legale ed audience composta da clienti e, più propriamente, nel contesto del marketing, da potenziali clienti . Attraverso un tablet, un o smartphone, un laptop, un computer desktop, ma anche altri strumenti tecnologici, la tecnologia è entrata come Ed Tech” abbreviazione di educational tecnology , quindi come modalità privilegiata per informare e formare nel legal marketing, così spalancando un vastissimo spazio di opportunità promozionali, che prima della pandemia erano maggiormente limitate dai vincoli geografici e logistici, ma anche legate all’abitudine e alla mentalità. Vantaggi per i partecipanti . Il webinar rappresenta una delle modalità più agevoli per fruire contenuti nella specie informativi, formativi, istruttivi , al contempo interagendo coi presentatori, formatori o docenti. Gli utenti infatti - possono partecipare al seminario tramite un device , quindi dal loro posto di lavoro, dalla propria abitazione o da qualsiasi altro luogo, purché si disponga di un dispositivo e di una connessione internet - non sostengono alcun costo se non per la rete elettrica e internet il webinar abbatte i costi per i trasporti, come anche il ticket del parcheggio nell’eventualità si fosse impiegata l’automobile - hanno la possibilità di essere coinvolti , ponendo domande, formulando richieste di chiarimenti, partecipando ad eventuali dibattiti - potrebbero sentirsi più a loro agio rispetto agli eventi in presenza, soprattutto per chi ha difficoltà nel public speaking nel webinar non occorre parlare al microfono né salire sul palco . Vantaggi per lo studio legale organizzatore. Attraverso il webinar - si interagisce coi potenziali clienti, fornendo istruzioni o consigli, rispondendo alle loro domande - si acquistano i dati dei partecipanti, così sviluppando lead in particolare il webinar genera contatti per lo studio lead generation , cioè fornendo informazioni all’utente, gli iscritti, in cambio, autorizzano l’accesso alle loro informazioni, come il nome e l’indirizzo e-mail - si diffonde la conoscenza del brand e aumenta la reputazione il webinar rappresenta uno strumento comunicativo della professionalità e della competenza su un determinato argomento, così implementando la credibilità del brand. Per l’effetto, il webinar è supporto, per la law firm, a posizionarsi quale autorità e finanche leader nel settore di riferimento, creando una relazione tra i contenuti e l’audience. Più in dettaglio, quando si organizza un webinar, nella fase di pianificazione è buona regola tenere in considerazione le opportunità di branding, come ad esempio l’aggiunta del logo nella webroom. Per l’effetto, i partecipanti al webinar acquisiranno familiarità col brand dello studio - si fidelizzano i clienti far sì che un cliente, sia esso persona fisica o azienda, si mantenga tale, è un’operazione che richiede strategia ed energie. Fornire contenuti divulgativi e formativi, come il webinar, mantiene informati coloro che hanno già preso confidenza con lo studio, così soddisfacendo le loro esigenze di aggiornamento. Ad esempio, se i nostri clienti sono professionisti ingegneri, architetti, geometri, periti industriali ed aziende che operano nell’edilizia costruttrici, installatrici di impianti tecnologici, serramentiste, e via dicendo , si dovrebbe preparare una serie di eventi virtuali sulle ultime novità normative previste negli ambiti normativi dell’urbanistica e dell’edilizia. Individuare l’argomento . Il settore di competenza civile, penale, amministrativo determinerà lo specifico argomento del webinar, anche tenendo conto - dell’ esperienza lo studio opera ed ha dimestichezza col tema che si intende trattare - delle contingenze è appena uscita una modifica normativa di rilievo o una pronuncia di rottura rispetto all’indirizzo ermeneutico precedente, - della frequenza delle problematiche sottese al tema ad esempio gli uffici scolastici hanno respinto la richiesta di immissione in graduatoria supplenze di un gran numero di aspiranti, aderendo ad una determinata interpretazione della normativa, per l’effetto gli esclusi hanno interesse a partecipare al webinar predisposto sul tema, per conoscere gli eventuali rimedi offerti dal diritto. Ad ogni buon conto, è essenziale reperire un’area specifica su cui concentrarsi, e che dovrà risultare di interesse per il pubblico target. Un buon metodo per rintracciarla è l’analisi del feedback e delle domande frequenti che lo studio riceve. Quando si inizia a fare brainstorming sui contenuti da offrire, è essenziale porsi alcuni interrogativi - quali sono gli aspetti normativi, giurisprudenziali, processuali che interessano ai clienti? - dove si concentrano le loro lacune di conoscenza? - quali esempi ed esperienze è possibile condividere, in modo che sia utile per loro? Se si intende organizzare e strutturare un ciclo di webinar, nella più generale strategia di marketing, si principia, anzitutto, individuando un settore giuridico circolazione stradale, separazioni e divorzi, condominio, e tanto altro , per poi stilare un elenco dei sotto-argomenti di quel settore, appunto di cui si ritiene di poter parlare autorevolmente, anche offrendo consigli a livello di esperienza, da trattare ed affrontare nei singoli episodi. Il tutto senza tralasciare che miglior tipo di contenuto combina competenza, passione, utilità. In altre parole, l’offerta di risorse divulgative-informative o formative-educative, concentrata, oltre che su ciò in cui siamo competenti, su quello che il pubblico vorrebbe fruire, ma anche assicurandoci che ciò che si condivide sia autentico, assicura nuovi fan o follower, è veicolo di promozione e pubblicità dello studio che organizza gli eventi e, addirittura, potrebbe trasformarsi in una fonte redditizia di entrate. Quanto al numero, ci si potrebbe regolare anche in base al successo della serie, quindi continuare a proporre nuovi episodi se quelli precedenti hanno avuto un buon riscontro in termini di iscritti e di effettivi partecipanti. Una volta determinata la materia, sarà necessario direzionare l’opera complessiva, analizzando quali offerte risultano già programmate oppure già disponibili on line, che assurgeranno da spunto eccellente per determinare i modi per distinguerci dai competitor non dimentichiamo mai di citare la fonte se facciamo uso del contenuto di altri . Inoltre, se intendiamo organizzare il ciclo di webinar non solo come veicolo promozionale, bensì anche come fonte di entrate, offriamo il primo episodio gratuitamente, chiedendo dopo lo stesso un feedback ai partecipanti, in modo da poterlo perfezionare prima di realizzare i seguenti. Quella dei webinar è un’attività che ben potrebbe entrare, senza incontrare particolari limitazioni deontologiche, a far parte del business plan dello studio, come nuovo flusso di entrare, quindi nicchia” economica auspicabilmente redditizia. Si pensi, in particolare, ai contenuti da offrire ai colleghi a pagamento, ed accreditati come eventi formativi ai fini della formazione obbligatoria. In definitiva, la creazione di webinar online, con contenuti divulgativi o educativi, è uno dei modi più appaganti talvolta anche redditizi per monetizzare anche in termini di marketing la passione, competenza e conoscenza, avendo un profondo impatto sulla vita delle persone. Answer The Public” e dintorni . Il web offre dei SEO-tool tra i molti Ubersuggest e Google Trends che consentono di individuare le tematiche più cercate dagli utenti di internet. Nella specie, questi agilissimi strumenti, dalla funzionalità spiccatamente intuitiva, mostrano le domande che le persone pongono più frequentemente ai motori di ricerca su un determinato argomento. Ad esempio, AnswerThePublic analizza i dati che le persone ricercano sui motori di ricerca come Google, Bing, Arianna, eccetera , quindi elenca le frasi e le domande che le persone formulano intorno alla parola chiave che abbiamo inserito, dando come risultato le informazioni sui consumatori che, quindi, possiamo utilizzare per creare contenuti, ma pure per perfezionare i servizi che offriamo, in base a ciò che i clienti vogliono veramente. Per l’effetto, se digitiamo il termine multa”, ci vengono presentati i risultati associati ai rami perché”, cosa”, dove”, quale” e come” le persone hanno posto in relazione alla multa. Esaminando i risultati, possiamo constatare che molti utenti dei motori di ricerca hanno richiesto, specificamente, informazioni sui punti della patente facendo tesoro dei risultati più diffusi, potremmo optare per un webinar sulla decurtazione dei punti patente quale sanzione accessoria di quella monetaria, in ipotesi di infrazione stradale, sviluppando le tematiche correlate e connesse quali sono le violazioni, previste dal Codice della Strada, che comportano la decurtazione dei punti patente? Quali sono i rimedi in caso di azzeramento dei punti di partenza? Operativamente, cosa succede e cosa bisogna fare a seguito della contestazione di un’infrazione stradale che ha comportato una cospicua decurtazione di punti? Scegliere il formato del webinar . Quando si mette, tra i programmi promozionali dello studio legale, l’organizzazione di singolo webinar, o di un ciclo composto da più episodi-eventi, è necessario analizzare le varie opzioni di formato comunque personalizzabili a seconda delle esigenze e degli obiettivi al fine di optare per quello più confacente alle nostre esigenze ed obiettivi intendiamo fornire un’esperienza altamente interattiva per un piccolo gruppo o tenere un discorso a una folla più numerosa? Siamo in grado di gestire l’evento individualmente o intendiamo coinvolgere altre personalità in veste di presentatori, oratori-relatori, ospiti da intervistare? Vogliamo assegnare un taglio informativo-divulgativo oppure formativo-istruttivo? Puntiamo a fidelizzare coloro che sono già clienti dello studio o ad attrarre nuova clientela tramite la lead generation? Inoltre, quando si decide di sviluppare, nel communication plan della law firm, questa tipologia di risorsa di marketing , bisogna tener conto che ci si sta esponendo, ragion per cui l’esperienza dei webinar rappresenta un viaggio tanto emotivo quanto professionale una notevole parte del processo coinvolge le emozioni e il loro superamento dovremo parlare innanzi al nostro pubblico, anche se in un palcoscenico virtuale , ragion per cui ci dobbiamo porre nella prospettiva di elaborare le preoccupazioni su quanto siano valide le nostre teorie, superare la paura del giudizio altrui, fino a combattere dei veri e propri disturbi che sono più comuni di quanto si possa immaginare, come la glossofobia paura di parlare in pubblico , la sindrome dell’impostore nonostante i riconoscimenti e le qualifiche, ci si sente indegni ed immeritevoli del successo , il DAP disturbo attacchi di panico . Quando si parla nel corso del webinar non bisogna apparire impacciati, ma si tratta di concentrare le risorse per creare fiducia nell’audience. Nell’ambito giuridico risulta diffusamente utilizzato il formato in stile intervista”, dove un intervistatore che potrebbe essere un giornalista, oppure un operatore del diritto formula domande a un esperto della tematica di cui si discute, oppure si potrebbe invitare un team di cultori dell’argomento per dialogare e confrontarsi sull’argomento, ed al contempo rispondere alle domande formulate dai partecipanti. Bisogna tutta via tener conto che, nell’ipotesi in cui nel seminario virtuale risultino coinvolte un numero elevato di persone, è utile predisporre la figura del moderatore , cioè un esperto di comunicazione che assolverà il compito di presentare e guidare gli interventi, nonché filtrare le domande dei partecipanti, dando la parola ai singoli utenti o leggendo le domande formulate in chat. Talvolta potrebbe risultare utile incaricare un tecnico per gestire tutti gli adempimenti tecnologici microfoni e telecamera in primis . Un ulteriore taglio, molto comune tra i webinar prodotti e diffusi dalle law firm, è quello divulgativo/formativo . Gli avvocati, in particolare, anche per assolvere l’obbligo formativo deontologico, devono tenersi costantemente aggiornati sulle novità normative ed i trend giurisprudenziali, dovendo in tal modo aggiornare sia le loro strategie professionali che informare i clienti le cui pratiche sono coinvolte nelle modifiche. Il costante aggiornamento può anche tradursi in sviluppo del business e, più propriamente, in azioni di legal marketing per mantenere i propri clienti, e creare nuova clientela, o utenti-potenziali clienti, l’avvocato dovrebbe regolarmente aggiornare gli strumenti di marketing blog, social in ordine agli ultimi trend. I webinar diventano, in tal modo, uno strumento per informare le persone in ordine alle novelle normative le nuove opportunità consentite dall’ordinamento, ma ahimè anche ulteriori oneri. Creare la scaletta ed il contenuto . Dopo aver optato per l’argomento e prescelto il formato, l’ulteriore passo da compiere è la creazione del contenuto. Oltre al testo, non bisogna tralasciare le immagini di supporto che, nel corso dell’evento, scorreranno insieme alle headline e assurgeranno da background alle parole degli oratori. L’attenzione dei partecipanti, infatti, può facilmente svanire quando, per un lasso di tempo non breve, il loro sguardo, sul monitor, è rivolto a chi sta parlando. In considerazione di tale inevitabile circostanza, uno tra i migliori metodi, per non far calare l’attenzione, è quello di preparare delle slides finalizzate ad accompagnare, visivamente, il discorso, e nelle quali scorrono immagini pertinenti, del tipo infografiche, fotografie, statistiche. Non si tralasci neppure la necessità di accompagnare un cronoprogramma al massimo l’evento dovrebbe durare un’ora alla scaletta dei temi da trattare, su cui pianificare e parametrare la durata delle slides. La sessione dedicata alla formulazione delle domande e alle relative risposte, può essere collocata al termine di ogni tema riportato sul programma-scaletta, ovvero, in alternativa, nella parte conclusiva del seminario. La piattaforma webinar . Il web offre una moltitudine di piattaforme di webinar, il cui numero e la notorietà è stata implementata dalla pandemia da Covid-19, alcune delle quali a fruizione gratuita BigBlueButton, OnWebinar, WebHuddle, OpenMeetings, Google Hangouts, ed altre ancora . Tuttavia, optare per l’una o l’altra significa, a monte, avere chiare le funzionalità di cui necessiteremo nel corso dell’evento e, per l’effetto, si rende indispensabile vagliare per ciascuna - il numero dei partecipanti che può ospitare, - l’opzione, da concedere ai partecipanti, di formulare domande, - la condivisione dello schermo, - la condivisione delle slides, - la possibilità di registrare l’evento, - gli eventuali oneri economici che lo studio dovrà sostenere. Ad esempio, Hangout è un servizio gratuito che consente di trasmettere l’evento in live streaming, offrendo una funzione di chat dal vivo e può pubblicare automaticamente la registrazione del webinar sul canale YouTube prescelto. BigBlueButton consente di condividere audio, slide, chat, video e desktop ma anche di registrare glie eventi, così rendendoli disponibili per una visione successiva. Selezionare una data e un’ora . Per reperire una data e un’ora ottimali per il webinar che si intende realizzare, in prima battuta è necessario esaminare impegni ed abitudini del pubblico target ci stiamo rivolgendo a privati o a imprese? La loro attività impegna una certa fascia oraria o giorni particolari? Invero, se ci stiamo rivolgendo ad imprese, verosimilmente l’appuntamento dovrà essere ricompreso entro l’orario lavorativo, mentre se il pubblico target sia composto da consumatori, risulta maggiormente confacente un orario serale quando, presumibilmente, è terminata la giornata lavorativa ovvero un week end. In ogni caso è raccomandato evitare festività civili o religiose, o altri eventi a cui potrebbe partecipare il tuo pubblico di destinazione, compresi quelli sportivi chi parteciperebbe a un legal webinar se in sincrono gioca la nazionale di calcio? Nell’eventualità in cui riteniamo di poter riuscire a generare un interesse notevole perché si affronterà un tema diffuso, ad esempio , si potrebbe addirittura optare per ripeterlo, calendarizzando più date ed orari, così offrendo, ai partecipanti, una scelta più vasta. Promuovere l’evento . Nella locandina, che contiene tutte le indicazioni sull’evento titolo, orario e data, piattaforma di fruizione, relatori, moderatore, cronoprogramma dei temi , occorre includere l’elenco degli argomenti da discutere, in modo da chiarire ciò che i partecipanti potranno imparare e, ovviamente, il nome e le qualifiche di relatori e moderatore, quindi menzionare anche la possibilità di formulare quesiti. La locandina dell’evento virtuale dovrà essere pubblicizzata con un congruo anticipo rispetto alla data almeno 15 giorni , così da consentire, a coloro che intendono parteciparvi, di programmarlo nelle loro agende. Tra i canali dove far passare gli inviti, oltre alle pagine dei social media dello studio, possiamo tenere in considerazione l’e-mail, ma anche le bacheche fisiche”. Nonostante la diffusione del web, presso i Tribunali del nostro Foro, come anche presso la sede dell’Ordine degli Avvocati ma anche dei Notai e dei Commercialisti, a seconda della tematica da trattare , potremo rintracciare delle bacheche o delle lavagne dedicate ad annunci e comunicazioni. Anche la registrazione dell’evento, una volta svolto, può essere diffusa negli svariati canali online, a tutto vantaggio della visibilità della law firm. Di seguito un esempio pratico di presentazione sui canali digitali, a scopo promozionale, di un webinar organizzato da una law firm. Webinar titolo Appuntamento il ore su nome della piattaforma ospitante con il webinar dello Studio Legale in collaborazione con ad esempio un’associazione forense sul tema indicare il titolo ed il sottotitolo ” Indicare una call to action con bottone Registrati subito a questo webinar su nome piattaforma Descrizione titolo evento ” è il webinar organizzato dallo Studio Legale e nome del partner , in programma il data alle ore su indicare la piattaforma ospitante , insieme agli esperti nome dei relatori e relativa qualifica , moderato da nome moderatore e qualifica . descrizione tematica, criticità, problematiche, prospettive e soluzioni connesse in poche righe Metodologia indicarla, ad esempio, webinar live”, accompagnata da una breve descrizione della modalità di fruizione Nel presente webinar il partecipante avrà modo di apprendere le fondamentali nozioni tecniche e le competenze sottese, e al contempo potrà rivolgere domande e chiedere chiarimenti ai docenti. Programma • saluti dell’Avv. titolare dello studio • argomento ” nome relatore e qualifica • argomento ” nome relatore e qualifica • argomento ” nome relatore e qualifica • question time I relatori elencarli accompagnando ciascun nome da qualifica e abstract del curriculum è un descrivere in poche righe la qualifica e le attività che svolge, inerenti all’argomenti su cui relazionerà, inserire eventuali pubblicazioni e collaborazioni pertinenti , e ciò per tutti gli esperti che interverranno. Info iscrizioni Ad esempio il webinar sarà online su nome piattaforma avrà la durata di un’ora dalle alle . La partecipazione è gratuita se a pagamento specificare le modalità . L’evento è stato accreditato col riconoscimento di n. crediti formativi per avvocati. Call to action Registrati subito a questo webinar su nome piattaforma In allegato la locandina Call to action scarica la locandina pdf del webinar Studio Legale e Free o a pagamento? Quando si promuove un servizio legale class action per consumatori, ad esempio , la partecipazione al webinar sarà gratuita, ma con la consapevolezza della circostanza che il tasso di abbandono dei partecipanti sarà molto elevato. Al contrario, se per fruire dei contenuti l’utente ha dovuto pagare, certamente parteciperà fino al termine dell’evento quando il pubblico ha sborsato dei soldi per assistere, si dimostrerà più attivo e interessato. Fare delle prove . Prima dell’inizio della performance è consigliabile fare delle prove, quindi esercitarsi nella presentazione e nel discorso, ma anche familiarizzare con la tecnologia. Per quanto riguarda il suono, è bene eseguire dei test preliminari, al fine di verificare se è più conveniente utilizzare il microfono integrato al computer o indossarne uno esterno, per minimizzare i rumori di sottofondo e canalizzare maggiormente la voce, in modo che i partecipanti possano udire più chiaramente. Incoraggiare l’audience . Anche se si è optato per il formato monologo”, dove siamo noi, da solisti, a disquisire sul tema, comunque, per coinvolgere l’audience e suscitare interesse per il tema ma, di rimando, per la nostra attività legale , è importante incoraggiare la partecipazione, invitando gli utenti a formulare quesiti, esternando la propria disponibilità a rendere chiarimenti, anche al di fuori dell’evento virtuale. Analizzare i dati . Dal software del webinar è possibile visualizzare l’elenco degli iscritti, quindi incrociarli con quello dei partecipanti, visualizzabile dalla dashboard della piattaforma impiegata per trasmettere l’evento, così da poter confrontare il numero degli iscritti rispetto agli effettivi partecipanti. A distanza di tempo dopo qualche mese rispetto alla data di svolgimento del webinar sarà utile conteggiare quanti fruitori sono divenuti effettivi clienti dello studio legale, perciò verificare l’efficacia quantitativa della lead generation. Quindi, in definitiva, il successo dell’evento.